Melhore suas reuniões online!

As reuniões online se tornaram ainda mais populares e essenciais após o período lockdown, devido a pandemia, em 2020 aqui no Brasil.

A grande maioria das pessoas não estava acostumada a precisar resolver tudo de forma online. Então, vieram as REUNIÕES ONLINE! Reunião atrás de reunião. E aí, ninguém aguenta mais falar nisso, muito menos participar.

Mas elas são muito úteis e importantes, então como fazer com que seja um momento menos chato para as pessoas?

Primeiro precisamos entender:

1- Qual será o tipo da reunião?

- Apresentação de resultados

- Resolução de problemas

- Feedbacks

- Confraternização

- Acompanhamento de atividades

A partir do momento que temos em mente isso, precisamos pensar no OBJETIVO da reunião.

O tipo de reunião e o objetivo não são a mesma coisa? NÃO. Posso fazer uma reunião de confraternização com objetivo de conhecer melhor a equipe ou com o objetivo de unir mais as pessoas e promover espírito de equipe no time.

Então, aí vai:

2 – Qual é o meu objetivo com essa reunião?

Na hora de definir o objetivo da reunião, seja bem específico e criterioso. Essa é uma das etapas mais importantes para o sucesso da sua reunião.

Um objetivo raso não vai possibilitar que você tenha uma boa reunião, por exemplo: meu objetivo é conhecer minha equipe. É bem diferente de dizer que meu objetivo é conhecer melhor as pessoas da minha equipe para entender seus perfis de personalidade e entender como me comunicar melhor com elas.

Se digo que quero apenas conhecer minha equipe, qualquer atividade é suficiente. Mas se tenho algo mais específico em mente, posso pensar em perguntas, dinâmicas e estratégias voltadas para coletar aquelas informações.

3 – Começo, meio e fim.

Estamos falando de reuniões com planejamento. Planejamento exige uma estrutura. Começo, meio e fim é essencial.

Começo: inicie apresentando para a equipe o objetivo e a agenda. É importante que todos tenham claro isso, assim ao final saem satisfeitos da reunião, com a sensação de dever cumprido e não com a sensação de que foi “apenas mais uma chamada de vídeo” ou “perda de tempo”.

Dependendo do objetivo da reunião, no início é interessante fazer uma atividade/ dinâmica de quebra-gelo. Elas servem para fazer a equipe voltar sua atenção para aquele momento, desligando-se de outras atividades que estavam fazendo antes, criam também um clima mais descontraído para iniciar e dão energia.

Uma outra dica legal é fazer combinados com o time, por exemplo: se a reunião for para confraternização, combine que ninguém poderá falar sobre trabalho durante aquele tempo e, caso alguém fale, podem combinar uma pequena e divertida brincadeira para aquele que descumpriu o combinado.

Meio: Esse é o momento de colocar sua agenda de atividades (apresentações, discussões, feedbacks, enfim). Se for uma reunião muito longa, divida esse espaço em blocos, você pode incluir mais alguma atividade de descontração para recuperar a atenção e energia das pessoas – não tem como você exigir atenção plena e produtividade em uma reunião super longa sem pausas.

Fim: Faça o encerramento agradecendo as pessoas e mostrando novamente a agenda, lembra da sensação de “dever cumprido”? É importante revisitar os objetivos e a agenda para todos perceberem como aquele momento foi importante. Esse também é o momento para revisar o que cada pessoa ficou de tarefa e responsabilidades. Você ainda pode finalizar pedindo para dizerem um pouco como estão saindo da reunião.

4 – Gestão do tempo

Organize os tempos de cada etapa da sua reunião e faça a soma: quanto tempo você precisará ao todo?

Ao fazer o agendamento, já comunique para os participantes quanto tempo vai levar e cumpra rigorosamente esse acordo.

Seguindo essas dicas básicas você já irá causar uma excelente impressão nas pessoas ao fazer reuniões online. Aos poucos você pode ir aprimorando, seja criativo!